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PSST! WIE DU ES ENDLICH SCHAFFST PRODUKTIV ZU SEIN – UNSERE GEHEIMWAFFE

Eins vorweg: Bei diesem Blogpost handelt es sich um einen Sponsored Post. Jedoch um einen aus Überzeugung. Lies weiter!

"Wie schafft ihr es, auf euren Reisen so produktiv zu sein?"

Eine Frage, die wir immer und immer wieder zu hören bekommen. Liegt es doch nahe, die Arbeit einfach mal Arbeit sein zu lassen und den Tag entspannt am Meer oder in den Bergen zu verbringen. Und ja, es ist reizvoll, neue Orte und Landschaften zu entdecken. Doch wenn man viel unterwegs ist, läuft man schnell Gefahr, nichts anderes mehr zu machen. Und da wir keine Reiseblogger sind und auch keine Wanderführer schreiben, müssen wir uns hin und wieder etwas am Riemen reißen und uns disziplinieren. Glücklicherweise klappt das grundsätzlich von Natur aus ganz gut bei uns.

INSPIRATION 🤩: DAS NON PLUS ULTRA FÜR MEHR PRODUKTIVITÄT?

Unsere 3-teilige Buchreihe GO REMOTE! haben wir innerhalb von nur 9 Monaten geschrieben. Währenddessen sind wir um die halbe Welt gereist. Wir haben in Thailand, Vietnam, Australien, Neuseeland, Südafrika und Katar die notwendige Inspiration gesucht und gefunden. Ohne diese Reise wären wir vielleicht nie auf die Idee gekommen, auch nur eines der Bücher zu schreiben. Wir hätten nicht die Personen gefunden, die uns vor Augen geführt haben, wie wichtig und interessant das Konzept des ortsunabhängigen Arbeitens ist, und gesehen, wie viele Menschen nach Wegen suchen, es für sich selbst umzusetzen.

Allerdings lässt sich mit Inspiration alleine noch lange keine Buchreihe schreiben, auch kein Einzelwerk. Es bedarf schon einer gewaltigen Portion Motivation und Disziplin, um produktiv zu sein und etwas auf die Reihe zu bekommen. Ich denke da ganz konkret an unseren Aufenthalt am Bondi Beach in Australien zurück. Natürlich lag es nahe den ganzen Tag nichts anderes zu tun, als surfen zu gehen, statt hinterm Rechner fest zu kleben. Doch dadurch wird die Arbeit leider nicht erledigt, außer natürlich du bist Surflehrer.

TAKE ACTION! 👟 UNSER PRODUKTIVITÄTS-MANTRA

Die Wahrheit ist – und das mag jetzt sehr unsexy klingen – Produktivität kommt durchs Tun. Frei nach dem Motto, “wenn man nichts tut, schafft man auch nichts.” Wir haben sicherlich den Vorteil, dass wir das, was wir tun, gerne machen. Daher ist unsere Grundmotivation vermutlich größer als die derjenigen Menschen, die keine Freude an ihrer Arbeit haben. Gleichzeitig sind wir recht geübt darin, uns an wechselnden Orten wiederkehrende Routinen aufzubauen, die wir tagein und tagaus praktizieren, was ebenfalls förderlich ist, wenn du produktiv sein willst. So sind wir zum Beispiel große Fans von Spaziergängen und kleineren Wanderungen, um Körper und Geist an Arbeitstagen in Bewegung zu halten.

OHNE GEHT'S NICHT: ORGANISATION UND STRUKTUR ⌛

Unabhängig davon, ist Organisation und Struktur ein Riesenthema bei uns – insbesondere wenn wir gerade mal wieder unterwegs sind. Wir halten unsere To-Dos z.B. immer sofort schriftlich in To-Do Listen fest. Zugegeben, Bea ist in dieser Hinsicht tausendmal besser als ich. Ich denke immer, ich kann alles im Kopf behalten, nur um festzustellen, dass es dann doch nicht so ist und ich es vergessen habe. Hahaha! 😂 Nichtsdestotrotz versuche auch ich mich darin, meine Aufgaben inklusive aktuellem Bearbeitungsstand festzuhalten und zu tracken.

DIESE TOOLS ⚒️ HELFEN UNS DABEI PRODUKTIV ZU SEIN

Während Bea bereits seit Jahren ihren Outlook und Google Kalender als erweitertes Gedächtnis nutzt, habe ich diverse andere Tools ausprobiert wie z.B. Todoist, Wunderlist und Evernote. Manche Programme, wie zum Beispiel die Projektmanagementsoftware Trello, nutzen wir auch gemeinsam. Grundsätzlich habe ich gute Erfahrungen mit diesen Tools gemacht und bin zufrieden, auch wenn jedes Programm sicherlich auch ein paar Nachteile mitbringt.

ZEITERFASSUNG FÜR FREELANCER WIE MICH 👉 EINE NERVIGE ANGELEGENHEIT! 🤨

Wenn du uns schon länger folgst, weißt du vielleicht, dass ich neben meiner Tätigkeit als Autor auch als Consultant arbeite. Im Rahmen meiner Beratertätigkeit muss ich viel mit Zeitnachweisen arbeiten, also mit Nachweisen darüber, wie viel Zeit ich für ein bestimmtes Kundenprojekt aufgewendet habe. Das Thema Zeitnachweis war mit den Tools, die ich ausprobiert habe, immer schwierig. Die Funktion fehlte in der Regel und ich hatte dadurch erheblichen Mehraufwand bei der Abrechnung meiner Projekte. Also fing ich an nach Tools zu recherchieren, die dieses so wichtige Feature für Freelancer wie mich mit abbilden. Irgendwann stieß ich bei meiner Suche nach einer passenden Lösung auf awork, wovon ich sofort begeistert war.

PRODUKTIV SEIN DANK DER ZEITERFASSUNG VON AWORK

Neben einem aufgeräumten und frischen Design hieß es auf der Website von awork, dass das Tool ebenfalls die Möglichkeit böte, Projektzeiten zu erfassen. Das machte mich neugierig und ließ mich tiefer in das Tool einsteigen. Ich wollte wissen, was es zu bieten hatte. Gesagt, getan! Innerhalb kurzer Zeit stellte ich fest, dass die Website nicht zuviel versprochen hatte. Die Zeiterfassung funktionierte haargenau so, wie ich es mir vorgestellt hatte: Einfach und intuitiv (ganz wichtig für Freelancer wie mich). Seitdem muss ich keine nervigen Exceltabellen mehr führen, sondern kann meine Zeiten ganz bequem im Tool erfassen und easy nachhalten.

awork ermöglicht es, pro Projekt eine bestimmte Laufzeit sowie ein Zeitbudget vorzugeben. Das heißt: Wenn sich eines meiner Projekte z.B. über zwei Monate erstreckt, ich jedoch nur ein Budget von 14 Tagen zur Verfügung habe, das ich entsprechend der anstehenden Aufgaben verteile, kann ich für jede einzelne Aufgabe ein Zeitbudget festlegen und dieses präzise nachhalten. Das gibt mir einen guten Überblick über meine Produktivität, denn ich sehe, ob ich meine Aufgaben innerhalb des Zeitrahmens abgearbeitet habe oder ob ich mich bei der Budgetierung verkalkuliert habe. Die Abrechnung meiner Projekte ist, seitdem ich awork nutze, zum Kinderspiel geworden und ich spare wertvolle Zeit, die ich nun in wichtigere Dinge stecke.

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AWORK – DAS ALLROUND-TALENT, WENN DU PRODUKTIV SEIN WILLST ⏱️

awork ist nicht nur stark in der Zeiterfassung für Projekte, sondern ein echter Allrounder! Was mir besonders gut gefällt ist die Tatsache, dass awork nicht nur eine einfache Aufgabenliste ist, sondern ein ganzheitliches Workflow-Tool, das mir hilft meine Projekte von A bis Z zu managen. Ich kann z.B. eine To-Do Liste im Tool anlegen und diese mit Aufgabenstart und -ende versehen, dazu ein Zeitbudget festlegen und eine Kategorie zuordnen (z.B. Konzeption, Projektmanagement, etc.). Alles total simpel und am User ausgerichtet.

DIE BOARD-ANSICHT FÜR DEN SCHNELLEN ÜBERBLICK 🗺️

Ich kann auch hergehen und mir meine Aufgaben in einer grafischen Board-Ansicht anzeigen lassen. Diese ist optisch ansprechend gestaltet und zeigt mir auf einen Blick alle wesentlichen Dinge. Du kennst eine solche Ansicht vielleicht von Trello. Beide Tools haben das Konzept der Kanban-Tafel* digitalisiert, das auch durch Scrum** bekannt ist. Das Tolle an der grafischen Board-Ansicht ist ihre Einfachheit. Während ich auf der linken Seite im Tool all meine To-Dos mit den entsprechenden Deadlines sehe, habe ich in der Mitte die Aufgaben im Blick, an denen ich aktuell arbeite, während sich rechts eine Übersicht mit den erledigten Aufgaben befindet. Zudem habe ich die Möglichkeit, einen „Arbeitsspeicher“ für optionale Aufgaben anzulegen oder mir eine Übersicht von nicht mehr relevanten To-Dos anzeigen zu lassen. Toll!

Das Beste am Aufgaben-Board ist meines Erachtens, dass die einzelnen Aufgaben nicht manuell verschoben werden müssen, wie es bei anderen Lösungen der Fall ist. Ein To-Do wird bei awork automatisch verschoben, nämlich immer dann, wenn ich ihm einen neuen Status zuweise (z.B. wenn ich es auf „erledigt“ setze). Dann wandert das To-Do wie von Geisterhand allein übers Board zu seiner neuen Position. Durch diesen Mechanismus habe ich all meine Aufgaben im Überblick und weiß zu jeder Zeit, wie mein aktueller Status und Fortschritt ist.

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DIE KOLLA­BORATIONS­FUNKTION FÜR EFFIZIENTE TEAMARBEIT ✋✋✋

Ein weiterer Punkt, der nicht unerwähnt bleiben sollte, ist die Kollaborationsfunktion von awork. Denn das Tool ist nicht nur auf einen Nutzer ausgelegt, sondern kann von einem ganzen Team genutzt werden, um produktiv zu sein und Projekte effizient zum Ziel zu führen. Aufgaben können Teammitgliedern zugewiesen und mit einer Bearbeitungsfrist hinterlegt werden. Je nach Status ist ersichtlich, ob eine Aufgabe anstehend, in Bearbeitung oder erledigt ist. Dadurch herrscht zu jeder Zeit Transparenz über die einzelnen Arbeitsschritte im Projekt.

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DU WILLST AUCH PRODUKTIV SEIN MIT AWORK?

awork ist mir über die letzten Monate sehr ans Herz gewachsen und ich möchte das Tool auf keinen Fall mehr missen. Es ist so intuitiv und hat vieles leichter für mich gemacht. Ganz zu schweigen von der Produktivität, die ich dazugewonnen habe. awork ist zu meiner unangefochtenen Nummer 1 avanciert. Deshalb möchte ich es dir wärmstens empfehlen, wenn du viel in Projekten arbeitest und schon immer nach einem Tool gesucht hast, das zugleich Zeiterfassung ermöglicht und dich in deinen Arbeitsprozessen unterstützt.

DIE BASISVERSION IST KOSTENLOS! 👍

Das Beste: Die Basisversion von awork kostet dich null Komma gar nichts. Hierin kannst du bis zu drei Projekte anlegen und bearbeiten. Wenn das zu wenig für dich ist, bekommst du über diesen Affiliate Link einen Rabatt von 10%. 

+++ Erklärung der Sternchen, die du im Text gesehen hast +++
*Kanban ist eine Methode zur Produktionsprozesssteuerung, die Mitte der 1940er Jahre in Japan von Toyota entwickelt wurde. Ziel der Methode ist es, Produktionsabläufe wie beispielsweise in der Fahrzeugherstellung effizienter zu gestalten und Verschwendung durch den arbeitsschrittgenauen Einsatz der benötigten Materialien zu reduzieren, wodurch letztlich Geld eingespart wird.

**Scrum ist eine Methode, die ursprünglich Anfang der 2000er Jahre Einzug in die Softwareentwicklung hielt. Mittlerweile wird Scrum auch für das Projekt- und Produktmanagement angewendet. Das Ziel von Scrum ist es, schnellstmöglich ein Produkt zu entwickeln bzw. ein Projekt zu seinem Ziel zu führen. Im Gegensatz zum klassischen Vorgehen liegen weder Pflichten- noch Lastenheft oder umfangreiche Projektpläne vor, sondern es wird lediglich das Ziel definiert. Der Weg zum Ziel wird durch den Prozess bestimmt. Da sich einzelne Schritte im Rahmen des Prozesses wiederholen können, wird Scrum auch als iterative Methode bezeichnet.

Welche Tools und Methoden nutzt du, um produktiv zu sein?

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2 Kommentare zu „PSST! WIE DU ES ENDLICH SCHAFFST PRODUKTIV ZU SEIN – UNSERE GEHEIMWAFFE“

    1. Hi Adele,
      toll, dass du awork auch für dich entdeckt hast. Viel Spaß und produktives Arbeiten weiterhin damit!
      Herzlichen Dank auch „für die Blumen“. Es freut uns sehr, dass dir unser Blog gefällt. 🙂

      LG,
      Bea & Jan

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