Die große Interviewreihe für ortsunabhängige Berufe - #4: Virtuelle Assistentin werden

Die große Inter­view­reihe für ortsunab­hängige Jobs +++ Heute: VIRTUELLE ASSISTENTIN WERDEN

Dies ist Teil 4 der Inter­view­rei­he für ortsunab­hängige Beru­fe. Soll­test du die ers­ten drei Tei­le ver­passt haben, kannst du hier noch­mal nach­le­sen:

In die­ser Inter­view­rei­he stel­len wir dir Beru­fe vor, die sich gut eig­nen, um sie ortsunab­hängig zu machen. Von vie­len der Beru­fe hät­test du nie gedacht, dass du sie von über­all auf der Welt aus­üben kannst. Sei gespannt. 🙂

Heute im Interview:
Saskia Hagendorf als frisch gebackene Virtuelle Assistentin

Sas­kia ver­rät, war­um sie sich als VA selbst­stän­dig gemacht hat, wie hoch ihre anfäng­li­chen Kos­ten waren, wie lan­ge es gedau­ert hat, bis die ers­ten 1.000 EUR ver­dient waren und war­um es gut ist, dass es VAs wie Sand am Meer gibt. 

Die ORTSUNABHÄNGIGE-BERUFE-REIHE

Beruf #4:

+ VIRTUELLE ASSISTENZ +

Icon_Virtuelle Assistentin werden

WAS MACHT EINE VIRTUELLE ASSISTENZ?

Als vir­tu­el­le Assis­tenz küm­merst du dich um admi­nis­tra­ti­ve, tech­ni­sche und/oder krea­ti­ve Arbei­ten, die dir von einem Auf­trag­ge­ber, wie z. B. einem Unter­neh­men oder Frei­be­ru­ler über­tra­gen wer­den. 

WAS SIND MÖGLICHE AUFGABEN?

  • Recher­che­ar­bei­ten
  • E-Mail Manage­ment & Ter­min­pla­nung
  • Doku­men­te wie Prä­sen­ta­tio­nen, Anschrei­ben oder Kal­ku­la­tio­nen erstel­len
  • Web­sit­ein­hal­te mana­gen
  • FiBu-Vor­be­rei­tung
  • und vie­les, vie­les mehr -> die Lis­te ist nahe­zu end­los 🙂

*** Sas­kia hat ein VABC ins Leben geru­fen, was sozu­sa­gen ein Alpha­bet für Tätig­kei­ten einer VA ist. Du fin­dest es unter #VABC auf ihren unten genann­ten Soci­al Media Kanä­len. Für jeden Buch­sta­ben bekommst du ver­schie­de­ne mög­li­che VA-Tätig­kei­ten genannt. Schau ein­fach mal rein und lass dich inspi­rie­ren. 🙂 ***

WELCHE AUSBILDUNG BENÖTIGST DU?

Die Berufs­be­zeich­nung vir­tu­el­le Assis­tenz ist nicht geschützt. Um vir­tu­el­le Assis­tenz zu wer­den, benö­tigst du kei­ne spe­zi­el­le Aus­bil­dung. Von Vor­teil sind sicher­lich Erfah­run­gen im klas­si­schen Assis­tenz- bzw. Sekre­ta­ri­ats­be­reich und im Digi­tal­mar­ke­ting.

WELCHE FÄHIGKEITEN SOLLTEST DU MITBRINGEN?

  • Orga­ni­sa­ti­ons­ta­lent und gutes Zeit­ma­nage­ment
  • Fähig­keit, unter Druck und mit Zeit­vor­ga­be zu arbei­ten
  • Struk­tu­riert­heit und Zuver­läs­sig­keit
  • Her­vor­ra­gen­des Kom­mu­ni­ka­ti­ons­ver­mö­gen
  • Schnel­le Auf­as­sungs­ga­be

INTERVIEW MIT SASKIA HAGENDORF
IN IHRER ROLLE ALS *VIRTUELLE ASSISTENZ*

Sas­kia ist stu­dier­te Tou­ris­mus- und Event­ma­na­ge­rin und hat in ihrem frü­he­ren Leben in Wer­be­agen­tu­ren gear­bei­tet, die star­ke Mar­ken wie Cha­nel, Fal­ke und Jacobs ver­tre­ten haben. 2012 beschloss sie ins Box­ge­schäft ein­zu­stei­gen (ja, du hast rich­tig gehört -> Box wie Boxen 🥊 ), wo sie bis 2018 blieb. In die­ser Zeit war sie als Pro­jekt­ma­na­ge­rin für die Ver­mark­tungs­agen­tur von Wla­di­mir Klitsch­ko tätig und orga­ni­sier­te Welt­meis­ter­schafts­kämp­fe. Im Novem­ber 2018 wag­te sie einen Kar­rie­res­hift und hat sich als Vir­tu­el­le Assis­ten­tin selbst­stän­dig gemacht. Als Mut­ter einer fast 2-jäh­ri­gen Toch­ter genießt sie nun ihre neu gewon­ne­ne Frei­heit und arbei­tet von zuhau­se. Zuhau­se heißt Glin­de bei Ham­burg, von wo aus Sas­kia auch unse­re Fra­gen beant­wor­tet. Auf die Fra­ge, wie Freun­de und Fami­lie sie als Per­son beschrei­ben, ant­wor­tet sie: Als einen har­mo­nie­be­dürf­ti­gen Men­schen, der stets dyna­misch mit neu­en Her­aus­for­de­run­gen umgeht, orga­ni­siert und belast­bar ist und liebt, was er bzw. sie tut.

+++ LOS GEHT'S MIT DEM INTERVIEW +++

Warum hast du dich als VA selbstständig gemacht?

Gefühlt woll­te ich schon immer selb­stän­dig arbei­ten, da ich so auf­ge­wach­sen bin: Mei­ne Mama ist seit vie­len Jah­ren als Über­set­ze­rin selb­stän­dig, mein Papa hat­te eine eige­ne Ver­si­che­rungs­agen­tur, zwar ange­stellt, aber er hat sich sei­ne Zei­ten immer selbst ein­tei­len kön­nen. Mich hat stets die freie Ent­schei­dung und auch die ver­bun­de­nen Mög­lich­kei­ten gereizt. Aller­dings ken­ne ich natür­lich auch die Schat­ten­sei­ten: ja, es gibt kein 9-to-5 mehr, aber das ist für vie­le auch das Pro­blem. Man arbei­tet gefühlt immer und muss sich selbst die Frei­räu­me schaf­fen. Der end­gül­ti­ge Aus­lö­ser die­sen Schritt genau jetzt zu gehen, war eine Mischung aus unter­schied­li­chen Fak­to­ren: die Geburt mei­ner Toch­ter, wodurch ich mir kei­ne Voll­zeit­stel­le mehr vor­stel­len konn­te, der Arbeits­markt (schau mal nach Teil­zeit­stel­len im Bereich Mar­ke­ting – es wer­den fast nur Werk­stu­den­ten gesucht) und am Ende das Glück eher zufäl­lig auf den Beruf der vir­tu­el­len Assis­tenz zu sto­ßen und sich sofort damit iden­ti­fi­zie­ren zu kön­nen. Ich bie­te jetzt genau die Dienst­leis­tun­gen an, die ich in den letz­ten Jah­ren im Unter­neh­men über­nom­men habe. Daher habe ich mei­ne Exper­ti­se und bin authen­tisch und erfah­ren in den Berei­chen.

Wie hoch waren deine anfänglichen Kosten, um als VA zu starten?

Das groß­ar­ti­ge an die­ser Tätig­keit ist: Du hast kaum Inves­ti­tio­nen zu Beginn. Dies macht den Ein­stieg beson­ders ein­fach. Mei­ner Mei­nung nach benö­tigst du haupt­säch­lich einen Rech­ner, ein Tele­fon und eine sta­bi­le Inter­net­ver­bin­dung. Alles ande­re fügt sich mit der Zeit. Zu Beginn kannst du dei­ne Web­site mit ver­schie­de­nen Bau­kas­ten­sys­te­men selbst gestal­ten. Tools wie Can­va hel­fen dir, dei­ne Unter­la­gen pro­fes­sio­nell zu gestal­ten, ohne einen Gra­fi­ker orga­ni­sie­ren zu müs­sen. Ver­steh mich nicht falsch: ein pro­fes­sio­nel­les Erschei­nungs­bild ist wich­tig. Das weiß ich beson­ders gut, da ich aus dem Mar­ke­ting kom­me. Vie­le Din­ge kannst du nur mit Exper­ten wirk­lich gut machen. Aber für den Start reicht es aus und hilft unge­mein, sich selbst mit sich, sei­nem Unter­neh­men und dem Außen­auf­tritt zu beschäf­ti­gen. Außer­dem kann man mit sol­chen Tätig­kei­ten auch her­vor­ra­gend spä­ter sei­ne Kun­den unter­stüt­zen. Win-Win-Situa­ti­on! Dadurch muss­te ich nicht groß etwas finan­zie­ren. Auch hat­te ich das Glück, bereits vor mei­nem Start eini­ge Kun­den­an­fra­gen zu haben und somit ab dem ers­ten Monat Geld zu ver­die­nen.

Wie hat sich dein Start als VA auf deine familiäre Situation ausgewirkt?

Für uns war es zu Beginn ein Test. Wir haben uns einen zeit­li­chen Rah­men gesteckt, in dem wir schau­en, ob es für mich und uns als Fami­lie der rich­ti­ge Weg ist. Bis jetzt sind wir von der Fle­xi­bi­li­tät begeis­tert, die uns der Job bringt. Mein Mann ist fest­an­ge­stellt, arbei­tet Voll­zeit am ande­ren Ende von Ham­burg. Natür­lich wis­sen wir, dass wenn unse­re Toch­ter krank ist, ich in 90 % der Fäl­le für sie da bin und dann mei­ne Arbeits­zeit dar­an anpas­se. Dies ist in einer Fest­an­stel­lung ein­fach nicht so fle­xi­bel mög­lich. Mei­ne Toch­ter ist tags­über in der Betreu­ung, sodass ich die Zeit für mei­ne Arbeit nut­zen kann. Sie weiß auch, dass ich ab und an abends arbei­te, was sie erstaun­lich gut ver­steht in dem Alter. Ich den­ke, sie wächst damit auf, so wie ich es getan habe. Sie weiß, wenn ich im Büro bin, arbei­te ich und ich ver­su­che immer dann zu arbei­ten, wenn sie nicht da ist oder jemand anders sie betreut. Aber ja, es gab auch schon Sky­pe­calls oder Ter­mi­ne, da war sie dabei. Aller­dings soll das eher die Aus­nah­me blei­ben.

Wie lange hat es gedauert bis du deine ersten 1.000 EUR verdient hast?

Tat­säch­lich hat­te ich die im ers­ten Monat bereits. Ich habe schon vor dem Start viel vor­be­rei­tet. Heißt: mei­ne Web­site gestal­tet, auf Netz­werk­ver­an­stal­tun­gen gewe­sen, mein Grün­dungs­se­mi­nar gemacht, etc. Dadurch hat­te ich mit dem Start bereits mei­ne ers­ten Kun­den und auch die ent­spre­chen­den Ein­nah­men.

Was rätst du angehenden VAs, um Kunden zu finden?

Defi­ni­tiv: Ver­netzt Euch und redet über das, was ihr tut. Mir hat ein bestehen­des Netz­werk aus mei­ner Fest­an­stel­lung unglaub­lich den Start erleich­tert. Ich habe zu Beginn ein­mal ange­kün­digt, dass ich jetzt den Weg als VA gehen wer­de und hat­te sofort Anfra­gen. Dadurch, dass die Tätig­keit in Deutsch­land noch recht unbe­kannt und neu ist und wir auch im Bereich New Work/ Remo­te Work lei­der noch etwas zurück­lie­gen, ist es wich­tig immer über sein Busi­ness zu spre­chen und zu erklä­ren, was man tut und wel­chen Mehr­wert man bringt. Es ist ja lei­der noch nicht so, dass man sagt, man ist VA und jeder kann sich etwas dar­un­ter vor­stel­len. Also immer reden und prä­sent sein und sei­ne Dienst­leis­tun­gen durch Exper­ti­se bele­gen.

Was schätzen deine Kunden an dir als VA?

Also die Sachen, die ich durch mei­ne Kun­den­be­wer­tun­gen weiß, sind: die Qua­li­tät mei­ner Arbeit, mei­ne Auf­fas­sungs­ga­be, mei­ne Eigen­ver­ant­wor­tung und mei­ne Schnel­lig­keit. Ich ver­su­che immer, sehr effek­tiv zu arbei­ten und ich schaue gern über den Tel­ler­rand hin­aus. Dies bedeu­tet auch, dass ich stra­te­gisch den­ke und nicht nur abar­bei­te. Wenn eine Auf­ga­be für mich kei­nen Sinn macht oder auch nicht zur Mar­ke mei­ner Kun­den passt, hin­ter­fra­ge ich sie und gebe mei­nem Kun­den Feed­back in dem Bereich. Ich agie­re mit mei­nen Kun­den immer auf Augen­hö­he, auch wenn ich als Dienst­leis­ter fun­gie­re. Dadurch bin ich für vie­le „mehr als eine Assis­tenz“, son­dern wirk­lich ein stra­te­gi­scher Part­ner, den man auch ein­fach anru­fen kann, um Her­aus­for­de­run­gen zu bespre­chen und zu über­den­ken. Das macht mir beson­ders viel Spaß.

Wie stehst du zur Aussage: "VAs gibt es wie Sand am Meer."

Ja, das habe ich tat­säch­lich schon ab und an gehört und ich ant­wor­te dar­auf: Unter­neh­mer, die Unter­stüt­zung benö­ti­gen, gibt es eben­falls wie Sand am Meer, sodass im bes­ten Fall jeder Unter­neh­mer eine oder meh­re­re VA(s) an der Sei­te haben soll­te, die ihm/ihr den Rücken frei­hält für die Kern­auf­ga­ben des Busi­nes­ses. Man darf auch nicht ver­ges­sen, dass jede VA ihre Spe­zi­al­ge­bie­te hat. Bei mir ist es das Pro­jekt- /Eventmanagement, der Mar­ken­auf- und aus­bau und somit der ganz­heit­li­che Auf­tritt. Mei­ne Ziel­grup­pe sind Ein­zel­un­ter­neh­mer bis Klein­un­ter­neh­mer, ger­ne aus der Krea­tiv­bran­che, Mar­ke­ting, Coa­ching. Ande­re VAs spe­zia­li­sie­ren sich auf Inge­nieu­re, Archi­tek­ten, Rechts­an­wäl­te, je nach beruf­li­chen Erfah­run­gen. Man muss für sich die beruf­lich und auch per­sön­lich pas­sen­de VA fin­den und dann sind es schon gar nicht mehr so vie­le, die zur Aus­wahl ste­hen.

Deine TOP 3 Ratschläge für all diejenigen, die VA werden wollen?

TOP1 – Ver­netzt Euch! Mit poten­zi­el­len Kun­den aber auch ande­ren VAs und lernt von­ein­an­der und mit­ein­an­der.

TOP2 – Infor­miert Euch! Es gibt so vie­le kos­ten­freie Kur­se für VAs, die es vor eini­ger Zeit noch nicht gab. Sei es zum The­ma Kos­ten­kal­ku­la­ti­on, Web­sei­ten­auf­bau, Bewer­bungs­schrei­ben… die VA Com­mu­ni­ty habe ich bis jetzt stets als unter­stüt­zend und auch för­dernd erlebt.

TOP3 – Star­tet mit Plan, aber star­tet! Mir hat mein Busi­ness­plan extrem gehol­fen mich zu fokus­sie­ren und alles ein­mal her­un­ter­zu­schrei­ben und auch durch­zu­rech­nen. Ich fin­de dies sehr wich­tig, es sich ein­mal vor Augen zu füh­ren und auch schwarz auf weiß zu sehen, dass bei­spiels­wei­se 20 € Stun­den­satz für einen bestimm­ten Lebens­stan­dard ein­fach kei­nen Sinn machen. Doch irgend­wann muss man ein­fach star­ten und lie­ber agil arbei­ten.

Das war's von Sas­kia. Wir dan­ken Sas­kia für das klas­se Inter­view und die vie­len Ein­bli­cke. Es war uns ein Fest!

Profilbild Saskia Hagendorf als Virtuelle Assistentin

KONTAKTDATEN VON SASKIA
Web­site: Saskiahagendorf.de
Face­book: @Saskia.Hagendorf
Insta­gram: saskia.hagendorf
Xing: Saskia_Hagendorf

Hat dir das Inter­view mit Sas­kia gefal­len? Ab damit in die Kom­men­ta­re 🙂

P.S. Möch­test du wis­sen, wel­che Tools und Res­sour­cen du brauchst, um als Vir­tu­el­le Assis­ten­tin durchzu­starten, schau auf unse­rer Res­sour­cen­sei­te für Vir­tu­el­le Assis­ten­ten vor­bei, die wir spe­zi­ell für die­ses Berufs­bild erstellt haben.

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