Die große Interviewreihe für ortsunabhängige Berufe - #4: Virtuelle Assistentin werden

Die große Inter­view­reihe für ortsunab­hängige Jobs +++ Heute: VIRTUELLE ASSISTENTIN WERDEN

Dies ist Teil 4 der Interviewreihe für ortsunab­hängige Berufe. Solltest du die ersten drei Teile verpasst haben, kannst du hier nochmal nachlesen:

In dieser Interviewreihe stellen wir dir Berufe vor, die sich gut eignen, um sie ortsunab­hängig zu machen. Von vielen der Berufe hättest du nie gedacht, dass du sie von überall auf der Welt ausüben kannst. Sei gespannt. 🙂

Heute im Interview:
Saskia Hagendorf als frisch gebackene Virtuelle Assistentin

Saskia verrät, warum sie sich als VA selbstständig gemacht hat, wie hoch ihre anfänglichen Kosten waren, wie lange es gedauert hat, bis die ersten 1.000 EUR verdient waren und warum es gut ist, dass es VAs wie Sand am Meer gibt. 

Die ORTSUNABHÄNGIGE-BERUFE-REIHE

Beruf #4:

+ VIRTUELLE ASSISTENZ +

Icon_Virtuelle Assistentin werden

WAS MACHT EINE VIRTUELLE ASSISTENZ?

Als virtuelle Assistenz kümmerst du dich um administrative, technische und/oder kreative Arbeiten, die dir von einem Auftraggeber, wie z. B. einem Unternehmen oder Freiberuler übertragen werden. 

WAS SIND MÖGLICHE AUFGABEN?

  • Recherchearbeiten
  • E-Mail Management & Terminplanung
  • Dokumente wie Präsentationen, Anschreiben oder Kalkulationen erstellen
  • Websiteinhalte managen
  • FiBu-Vorbereitung
  • und vieles, vieles mehr -> die Liste ist nahezu endlos 🙂

*** Saskia hat ein VABC ins Leben gerufen, was sozusagen ein Alphabet für Tätigkeiten einer VA ist. Du findest es unter #VABC auf ihren unten genannten Social Media Kanälen. Für jeden Buchstaben bekommst du verschiedene mögliche VA-Tätigkeiten genannt. Schau einfach mal rein und lass dich inspirieren. 🙂 ***

WELCHE AUSBILDUNG BENÖTIGST DU?

Die Berufsbezeichnung virtuelle Assistenz ist nicht geschützt. Um virtuelle Assistenz zu werden, benötigst du keine spezielle Ausbildung. Von Vorteil sind sicherlich Erfahrungen im klassischen Assistenz- bzw. Sekretariatsbereich und im Digitalmarketing.

WELCHE FÄHIGKEITEN SOLLTEST DU MITBRINGEN?

  • Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
  • Fähigkeit, unter Druck und mit Zeitvorgabe zu arbeiten
  • Strukturiertheit und Zuverlässigkeit
  • Hervorragendes Kommunikationsvermögen
  • Schnelle Auffassungsgabe

INTERVIEW MIT SASKIA HAGENDORF
IN IHRER ROLLE ALS *VIRTUELLE ASSISTENZ*

Saskia ist studierte Tourismus- und Eventmanagerin und hat in ihrem früheren Leben in Werbeagenturen gearbeitet, die starke Marken wie Chanel, Falke und Jacobs vertreten haben. 2012 beschloss sie ins Boxgeschäft einzusteigen (ja, du hast richtig gehört -> Box wie Boxen 🥊 ), wo sie bis 2018 blieb. In dieser Zeit war sie als Projektmanagerin für die Vermarktungsagentur von Wladimir Klitschko tätig und organisierte Weltmeisterschaftskämpfe. Im November 2018 wagte sie einen Karriereshift und hat sich als Virtuelle Assistentin selbstständig gemacht. Als Mutter einer fast 2-jährigen Tochter genießt sie nun ihre neu gewonnene Freiheit und arbeitet von zuhause. Zuhause heißt Glinde bei Hamburg, von wo aus Saskia auch unsere Fragen beantwortet. Auf die Frage, wie Freunde und Familie sie als Person beschreiben, antwortet sie: Als einen harmoniebedürftigen Menschen, der stets dynamisch mit neuen Herausforderungen umgeht, organisiert und belastbar ist und liebt, was er bzw. sie tut.

Profilbild Saskia Hagendorf als Virtuelle Assistentin

KONTAKTDATEN VON SASKIA
Website: Saskiahagendorf.de
Facebook: @Saskia.Hagendorf
Instagram: saskia.hagendorf
Xing: Saskia_Hagendorf

+++ LOS GEHT'S MIT DEM INTERVIEW +++

Warum hast du dich als VA selbstständig gemacht?

Gefühlt wollte ich schon immer selbständig arbeiten, da ich so aufgewachsen bin: Meine Mama ist seit vielen Jahren als Übersetzerin selbständig, mein Papa hatte eine eigene Versicherungsagentur, zwar angestellt, aber er hat sich seine Zeiten immer selbst einteilen können. Mich hat stets die freie Entscheidung und auch die verbundenen Möglichkeiten gereizt. Allerdings kenne ich natürlich auch die Schattenseiten: ja, es gibt kein 9-to-5 mehr, aber das ist für viele auch das Problem. Man arbeitet gefühlt immer und muss sich selbst die Freiräume schaffen. Der endgültige Auslöser diesen Schritt genau jetzt zu gehen, war eine Mischung aus unterschiedlichen Faktoren: die Geburt meiner Tochter, wodurch ich mir keine Vollzeitstelle mehr vorstellen konnte, der Arbeitsmarkt (schau mal nach Teilzeitstellen im Bereich Marketing – es werden fast nur Werkstudenten gesucht) und am Ende das Glück eher zufällig auf den Beruf der virtuellen Assistenz zu stoßen und sich sofort damit identifizieren zu können. Ich biete jetzt genau die Dienstleistungen an, die ich in den letzten Jahren im Unternehmen übernommen habe. Daher habe ich meine Expertise und bin authentisch und erfahren in den Bereichen.

Wie hoch waren deine anfänglichen Kosten, um als VA zu starten?

Das großartige an dieser Tätigkeit ist: Du hast kaum Investitionen zu Beginn. Dies macht den Einstieg besonders einfach. Meiner Meinung nach benötigst du hauptsächlich einen Rechner, ein Telefon und eine stabile Internetverbindung. Alles andere fügt sich mit der Zeit. Zu Beginn kannst du deine Website mit verschiedenen Baukastensystemen selbst gestalten. Tools wie Canva helfen dir, deine Unterlagen professionell zu gestalten, ohne einen Grafiker organisieren zu müssen. Versteh mich nicht falsch: ein professionelles Erscheinungsbild ist wichtig. Das weiß ich besonders gut, da ich aus dem Marketing komme. Viele Dinge kannst du nur mit Experten wirklich gut machen. Aber für den Start reicht es aus und hilft ungemein, sich selbst mit sich, seinem Unternehmen und dem Außenauftritt zu beschäftigen. Außerdem kann man mit solchen Tätigkeiten auch hervorragend später seine Kunden unterstützen. Win-Win-Situation! Dadurch musste ich nicht groß etwas finanzieren. Auch hatte ich das Glück, bereits vor meinem Start einige Kundenanfragen zu haben und somit ab dem ersten Monat Geld zu verdienen.

Wie hat sich dein Start als VA auf deine familiäre Situation ausgewirkt?

Für uns war es zu Beginn ein Test. Wir haben uns einen zeitlichen Rahmen gesteckt, in dem wir schauen, ob es für mich und uns als Familie der richtige Weg ist. Bis jetzt sind wir von der Flexibilität begeistert, die uns der Job bringt. Mein Mann ist festangestellt, arbeitet Vollzeit am anderen Ende von Hamburg. Natürlich wissen wir, dass wenn unsere Tochter krank ist, ich in 90 % der Fälle für sie da bin und dann meine Arbeitszeit daran anpasse. Dies ist in einer Festanstellung einfach nicht so flexibel möglich. Meine Tochter ist tagsüber in der Betreuung, sodass ich die Zeit für meine Arbeit nutzen kann. Sie weiß auch, dass ich ab und an abends arbeite, was sie erstaunlich gut versteht in dem Alter. Ich denke, sie wächst damit auf, so wie ich es getan habe. Sie weiß, wenn ich im Büro bin, arbeite ich und ich versuche immer dann zu arbeiten, wenn sie nicht da ist oder jemand anders sie betreut. Aber ja, es gab auch schon Skypecalls oder Termine, da war sie dabei. Allerdings soll das eher die Ausnahme bleiben.

Wie lange hat es gedauert bis du deine ersten 1.000 EUR verdient hast?

Tatsächlich hatte ich die im ersten Monat bereits. Ich habe schon vor dem Start viel vorbereitet. Heißt: meine Website gestaltet, auf Netzwerkveranstaltungen gewesen, mein Gründungsseminar gemacht, etc. Dadurch hatte ich mit dem Start bereits meine ersten Kunden und auch die entsprechenden Einnahmen.

Was rätst du angehenden VAs, um Kunden zu finden?

Definitiv: Vernetzt Euch und redet über das, was ihr tut. Mir hat ein bestehendes Netzwerk aus meiner Festanstellung unglaublich den Start erleichtert. Ich habe zu Beginn einmal angekündigt, dass ich jetzt den Weg als VA gehen werde und hatte sofort Anfragen. Dadurch, dass die Tätigkeit in Deutschland noch recht unbekannt und neu ist und wir auch im Bereich New Work/ Remote Work leider noch etwas zurückliegen, ist es wichtig immer über sein Business zu sprechen und zu erklären, was man tut und welchen Mehrwert man bringt. Es ist ja leider noch nicht so, dass man sagt, man ist VA und jeder kann sich etwas darunter vorstellen. Also immer reden und präsent sein und seine Dienstleistungen durch Expertise belegen.

Was schätzen deine Kunden an dir als VA?

Also die Sachen, die ich durch meine Kundenbewertungen weiß, sind: die Qualität meiner Arbeit, meine Auffassungsgabe, meine Eigenverantwortung und meine Schnelligkeit. Ich versuche immer, sehr effektiv zu arbeiten und ich schaue gern über den Tellerrand hinaus. Dies bedeutet auch, dass ich strategisch denke und nicht nur abarbeite. Wenn eine Aufgabe für mich keinen Sinn macht oder auch nicht zur Marke meiner Kunden passt, hinterfrage ich sie und gebe meinem Kunden Feedback in dem Bereich. Ich agiere mit meinen Kunden immer auf Augenhöhe, auch wenn ich als Dienstleister fungiere. Dadurch bin ich für viele „mehr als eine Assistenz“, sondern wirklich ein strategischer Partner, den man auch einfach anrufen kann, um Herausforderungen zu besprechen und zu überdenken. Das macht mir besonders viel Spaß.

Wie stehst du zur Aussage: "VAs gibt es wie Sand am Meer."

Ja, das habe ich tatsächlich schon ab und an gehört und ich antworte darauf: Unternehmer, die Unterstützung benötigen, gibt es ebenfalls wie Sand am Meer, sodass im besten Fall jeder Unternehmer eine oder mehrere VA(s) an der Seite haben sollte, die ihm/ihr den Rücken freihält für die Kernaufgaben des Businesses. Man darf auch nicht vergessen, dass jede VA ihre Spezialgebiete hat. Bei mir ist es das Projekt- /Eventmanagement, der Markenauf- und ausbau und somit der ganzheitliche Auftritt. Meine Zielgruppe sind Einzelunternehmer bis Kleinunternehmer, gerne aus der Kreativbranche, Marketing, Coaching. Andere VAs spezialisieren sich auf Ingenieure, Architekten, Rechtsanwälte, je nach beruflichen Erfahrungen. Man muss für sich die beruflich und auch persönlich passende VA finden und dann sind es schon gar nicht mehr so viele, die zur Auswahl stehen.

Deine TOP 3 Ratschläge für all diejenigen, die VA werden wollen?

TOP1 – Vernetzt Euch! Mit potenziellen Kunden aber auch anderen VAs und lernt voneinander und miteinander.

TOP2 – Informiert Euch! Es gibt so viele kostenfreie Kurse für VAs, die es vor einiger Zeit noch nicht gab. Sei es zum Thema Kostenkalkulation, Webseitenaufbau, Bewerbungsschreiben… die VA Community habe ich bis jetzt stets als unterstützend und auch fördernd erlebt.

TOP3 – Startet mit Plan, aber startet! Mir hat mein Businessplan extrem geholfen mich zu fokussieren und alles einmal herunterzuschreiben und auch durchzurechnen. Ich finde dies sehr wichtig, es sich einmal vor Augen zu führen und auch schwarz auf weiß zu sehen, dass beispielsweise 20 € Stundensatz für einen bestimmten Lebensstandard einfach keinen Sinn machen. Doch irgendwann muss man einfach starten und lieber agil arbeiten.

TOP TOOLS FÜR VIRTUELLE ASSISTENZEN

Als VA bist du vielseitig unterwegs. Da ist es wichtig, den Überblick zu behalten und gut organisiert zu sein. Diese Tools helfen dir dabei:

Dropbox*: Speicher deine Daten in der Cloud und teile sie mühelos mit deinen Kunden. Dropbox ist besonders gut geeignet, wenn du (sehr) große Dateien wie z.B. hochauflösende Videos, Grafiken oder Musik sichern und für Dritte freigeben möchtest. Die Basisversion beinhaltet 2 GB und ist kostenlos. Mit unserem Partner-Link kannst du dir 500 MB Speicherplatz on top sichern.

Google Drive*: Ist vergleichbar mit Dropbox, nur dass der Cloud Storage Dienst von Google bereitgestellt wird. Google Drive ist Bestandteil des Google Ökosystems wie auch alle weiteren Anwendungen von Google, d.h. du benötigst keinen separaten Login, um ihn nutzen zu können. Nutzt du z.B. Google Office werden deine erstellten Dokumente automatisch in Google Drive abgespeichert. Analog verhält es sich mit Fotos, die du mit deinem Smartphone über die Google Fotos App schießt. Diese werden automatisch in die Google Drive Cloud hochgeladen, so dass du von überall Zugriff auf sie hast. Google Drive ist im Basistarif gratis. Wenn du dir mehr Funktionen wünschst, bekommst du mit diesen Codes 20% Rabatt auf den kostenpflichtigen Tarif im ersten Jahr:

    • Gutschein-Code für G Suite Basic-Tarif: T66TNE7A9UEGCRY
    • Gutschein-Code für G Suite Business-Tarif: G6FP9RQD9MYCDAM

Slack: Als Instant-Messaging-Dienst ist Slack eine tolle Alternative zur klassischen E-Mail und zu WhatsApp. Das Tool speichert all deine Daten in der Cloud, so dass sie von überall für dich abrufbar sind. Zudem hast du die Möglichkeit, themenbezogene Kanäle für die Kommunikation mit deinen Kunden zu erstellen und zu verwenden (z.B. 1 Kanal für Marketing Services, 1 anderer Kanal für Texterstellung, 1 weiterer für deine Abrechnungen, usw.). Es gibt den Dienst als PC Version und als Mobile App auf dem Smartphone für unterwegs. Das Beste daran: Slack ist komplett kostenlos. 🙂

awork*: Ist dein bester Freund, wenn es darum geht Projekte aufzusetzen und effizient zu managen. Auch hier werden alle Daten in der Cloud gespeichert und können von jedem beliebigen Ort abgerufen werden. Du kannst flexibel To-Do Listen erstellen, die To Do-Do’s zeitlich terminieren und Dritten nach Belieben zuweisen. Ein mega cooles Feature ist die integrierte Zeiterfassung. Als VA rechnest du in der Regel nach Stunden ab. Die Zeiterfassung erlaubt es dir, deine Zeiten in den einzelnen Aufgaben zu erfassen, ohne dass du dafür keine separate Excel pflegen musst. Super praktisch! Die Basisversion von awork ist kostenlos. Möchtest du mehr Features nutzen, kannst du dir über unseren Partner-Link 10% Rabatt sichern.

Zoom und Skype: Du möchtest mit deinen Kunden Face-to-Face reden? Dann solltet du Videochat Tools einsetzen. Wir nutzen für unsere Videocalls schon seit langem Zoom und Skype. Beide Programme sind äußerst zuverlässig und in der Basisversion kostenlos. Neben einer reinen Bildübertragung bieten die Programme außerdem eine Chatfunktion und die Möglichkeit den eigenen Computerbildschirm zu teilen. Mit Zoom kannst du außerdem super Videos recorden, falls du für spätere Zwecke eine Aufnahme des Gespräches gebrauchen solltest.

DU STEHST NOCH GANZ AM ANFANG...

… und weißt nicht so recht, wie du als Virtuelle Assistenz Fuß fassen und anfangen sollst? Dann hilft dir dieser Kurs weiter:

Online Kurs: „Als Virtueller Assistent von überall arbeiten“ von Vera Ruttkowski*. Vera arbeitet selbst als VA und das schon seit 2014. Neben Ihrer Tätigkeit als Virtuelle Assistentin betreibt sie mit Fernarbeit.net, eine der bekanntesten VA Vermittlungsplattformen im Netz. Ihr Kurs besteht aus insgesamt 6 Modulen und erklärt unter anderem,

  • was du mitbringen solltest, um VA zu werden,
  • was es rechtlich zu beachten gibt,
  • wie du Kunden findest,
  • was bei der Zusammenarbeit zu beachten ist,
  • und einiges mehr.

Kurz zum Schluss: Dieser Blogpost enthält Affiliate Links zu Produkten und Services, die wir toll finden und aus Überzeugung weiterempfehlen, eben weil wir sie toll finden. Entsprechende Links sind mit einem (*) gekennzeichnet.

Hat dir dieser Blogpost gefallen? Ab damit in die Kommentare 🙂

Merke dir diesen Blogpost auf Pinterest!

LIES WEITER!
DAS KÖNNTE DICH AUCH INTERESSIEREN...

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.